Estoy convencida de que en tu negocio hay varias tareas que te roban un tiempo muy valioso a lo largo del día.
Son tareas simples, de las que no importa ocuparse, pero al sumar los 10 minutos de aquí, los 20 minutos de allá y las horas que has estado investigando cualquier otro tema, ha pasado el día entero y no has avanzado nada.
Una de estas tareas es la gestión de reuniones con clientes o futuros clientes. O las consultorías, si es que ofreces este servicio.
Dime algo, ¿cuántos emails necesitas enviar al interesado para acordar el día y la hora de vuestra sesión?
¿Y cuánto tiempo se te va gestionando esta tarea? ¿No crees que se podría hacer de un modo más sencillo?
Lo que te propongo hoy es que te abras a la automatización de procesos de negocio. Y más concretamente a la automatización de tus reservas de citas o reuniones.
A continuación te mostraré cuáles son sus beneficios, cómo puedes llevarlo a cabo y qué herramientas necesitas.
Al final estarás listo para automatizar tu agenda y despreocuparte de su gestión.
Por qué debes automatizar la reserva de citas o reuniones
No sé si a ti te habrá pasado, pero antes de tener automatizada esta parte, mi correo era un caos:
– Hola, ¿qué tal? Estoy interesado en tus servicios. ¿Podemos hablar?
– Sí, claro. ¿Qué día te viene bien? ¿El martes?
– No el martes no puedo, tengo ya agendada otra reunión.
– Vale. El jueves.
– Sí, el jueves me va mejor. Pero si es por la mañana, te lo agradezco.
– ¿Hablamos a las 09:30?
– Justo a esa hora no estoy disponible, ¿podríamos retrasarlo un poco más? ¿Por ejemplo, a las 11:00?
– Vale, hablamos el jueves a las 11:00. Te envío el enlace para la videoconferencia.
– Gracias, hasta el jueves.
¿No te parece un tremendo lío? ¡Solo para agendar una cita se han necesitado 9 emails!
Yo no sé a ti, pero a mi esto me desespera. Y más cuando hay herramientas que lo hacen todo por ti y permiten agendar citas en tan solo un par de clics.
Dicho esto, para mi, los grandes beneficios de la automatización de procesos son:
- Ahorro de tiempo y energía. Como decíamos, una de las grandes ventajas de la automatización de procesos, al igual que del marketing de automatización, es que eliminamos tareas diarias repetitivas que nos roban tiempo y energía. Con lo cual, evitamos perder el foco en el trabajo que estemos realizando y ganamos eficacia y productividad.
- Profesionalidad. Es innegable que las herramientas de automatización de procesos suman profesionalidad a un negocio. No es lo mismo tener que enviar 9 correos para agendar una cita que hacerlo de forma simple en un par de clics. Como cliente, ¿qué prefieres? Yo, sin duda, prefiero que esté todo disponible y fácil para poder agendar reunión y tener la confirmación en segundos. Por lo tanto, automatizar tu agenda favorecerá la imagen de tu negocio.
- No se solapan reuniones. Otra de las grandes ventajas de implementar aplicaciones de automatización de procesos de negocio para tu agenda, es que estas tienen la información de las citas previamente planificadas y nunca se llegará a confirmar una nueva si ya estás ocupado. Es decir, si ya tienes una cita programada el miércoles a las 16:00 h y otra persona intenta agendar ese día a esa misma hora, no podrá hacerlo.
- Rápida confirmación. Ligado con el punto dos, podemos decir que la rápida confirmación que recibe el cliente tras agendar una cita suma confianza, buen saber hacer, prestigio y profesionalidad. Inspira sencillez y puede transmitir a la otra persona que trabajar con esta marca será fácil y cómodo. Pero sobre todo fiable.
- Comodidad. Por último, es sumamente cómodo tanto para el cliente como para el profesional que ofrece su agenda. Una vez completada la automatización, no es necesario hacer nada más. Solo estar atento al email cuando llegue una nueva confirmación de cita.
Cómo automatizar tu agenda
Si hablamos sobre cómo automatizar un negocio, podríamos llenar páginas y páginas sobre el sinfín de opciones que existen.
Hoy en día, gracias a las herramientas de automatización, es posible reducir el tiempo que empleamos en tareas de cualquier tipo.
Tal y como venimos hablando en este post, una de esas tareas es la gestión del calendario de reuniones. ¿Quieres saber cómo automatizar este proceso?
1) Establece tu disponibilidad
Lo primero de todo será definir tu disponibilidad. Es decir, qué días y qué horas vas a mostrar cómo opciones para las personas que deseen agendar una reunión contigo.
Aquí te recomiendo que ofrezcas varias alternativas para ajustarte en la medida de lo posible a las preferencias de tus clientes.
Por ejemplo, puedes ofrecer dos días de reunión. El primero de ellos en horario de mañana y el segundo en horario de tarde.
Por otro lado, intenta establecer aquellos días en que una interrupción no implique desatender otras áreas de tu negocio.
Revisa tu calendario antes de confirmar la disponibilidad y listo.
2) Activa las herramientas con las que trabajar
Entramos a la parte más técnica del proceso. Pero verás que igualmente es muy sencillo de llevar a cabo. No obstante, siempre puedes delegar esta tarea.
Para comenzar, es necesario definir qué herramientas de automatización de procesos vamos a usar. Yo siempre uso: calendly, zoom, active campaign y google calendar.
Una vez lo tengas claro, deberás crear una cuenta en cada una de ellas y configurarlas. Te explico para qué sirven:
- Calendly. Esta aplicación permite que el usuario elija la fecha y la hora de la reunión. Consta de un calendario, donde solo se podrán seleccionar los días y horas definidas como disponibles. Con esto y un simple clic en un botón que dice “Confirmar”, la cita quedará reservada y tanto el usuario como tú recibiréis un correo de confirmación. Si has integrado tu calendario con esta herramienta, la cita aparecerá programada en él.
- Zoom. Si la reunión se va a llevar a cabo a través de esta aplicación, añade el enlace de la sala al email de confirmación que envía calendly. Así, no tendrás que enviarlo manual o crear una sala cada vez que alguien agende una reunión. Esto te ahorrará mucho trabajo.
- Google Calendar. Seguro que ya estás usando Google Calendar y conoces todo su potencial. Y en lo que se refiere a automatización de agenda, no iba a ser menos. Al integrar esta herramienta con calendly, nadie podrá agendar reunión si ya tienes otra actividad programada para una franja de tiempo específica. Te facilitará mucho el día a día de cara a evitar solape de actividades.
- Active Campaign. Es una de las herramientas de automatización de marketing más populares. Y aunque directamente no influye en la agenda, con ella puedes crear una secuencia de emails de aviso, por ejemplo, para que el cliente recuerde su cita. O una secuencia de emails para después de la cita, por ejemplo para preguntarle sobre el presupuesto, cómo le fue o cualquier otro asunto.
3) Integra el calendario de citas en tu web
A continuación, lo ideal es que insertes el calendario de disponibilidad que ha generado calendly en tu sitio web.
Yo, por ejemplo, he creado una página específica para las personas que desean agendar cita conmigo.
En ella he explicado el proceso y he insertado el calendario mencionado para que cualquier persona interesada pueda agendar reunión conmigo de forma automatizada.
Antes de esto, he de decirte que es sumamente importante que configures calendly de forma correcta. Las opciones más relevantes que deberás establecer son:
- Nombre del evento. En este campo podrás añadir un título que identifique el tipo de reunión. Por ejemplo, Consultoría de copywriting.
- Descripción. A continuación, es posible ampliar esta información, o simplemente dar algunos detalles importantes sobre el evento. Por ejemplo: “Reserva una sesión de 20 minutos conmigo y valoremos la forma en que puedo ayudarte.
- Ubicación. Aquí basta con añadir el canal por el que se celebrará la reunión. En mi caso, he elegido Zoom.
- ¿Cuándo se puede reservar? Es importante definir la antelación con la que una persona puede reservar una cita. imagina que lo hace 5 minutos antes, ¿te daría tiempo a preparar la reunión? Lógicamente sería complicado. Por ello debes establecer un periodo mínimo de antelación para las reservas.
- Disponibilidad. Fija los días y horas que dedicarás a reuniones con clientes. Como ves en la imagen que he compartido, mis días de citas son los martes, miércoles y jueves de 10:00 a 11:30.
- Preguntas. Encontrarás que algunas preguntas vienen señaladas por defecto. Pero, si necesitas más información del usuario para llevar a cabo la reunión, puedes añadirlas.
- Notificaciones. Por último, no te olvides de personalizar los emails que va a recibir tu cliente una vez confirme la cita. Igualmente deberás personalizar los emails de cancelación y recordatorios.
Herramientas para automatizar tus reservas de reuniones
A pesar de que es algo que hemos tratado en el punto anterior, no me gustaría acabar sin antes hacer hincapié en el uso de herramientas para automatización de procesos.
Elegir las aplicaciones adecuadas puede ahorrarnos múltiples quebraderos de cabeza.
Yo siempre recomiendo trabajar con aquellas que tenemos la certeza de que funcionan correctamente y que llevan años aportando una grata experiencia.
En mi caso, siempre recomiendo calendly, google calendar, zoom y active campaign.
No obstante, si tienes alguna duda sobre ello, o deseas directamente delegar toda esta automatización de procesos, hablemos.
Tal y como he explicado en este post, puedes ir a mi calendario, comprobar disponibilidad y agendar una cita conmigo en cuestión de segundos.
Espero haberte ayudado y sobre todo que tomes acción para ahorrar tiempo y esfuerzos en tu negocio.
